Le publipostage Word connecté à un fichier Excel transforme les dates en format américain, affiche les montants avec une dizaine de décimales et mange les accents des majuscules. Ces trois problèmes ont une cause commune : Word ne lit pas le formatage visible dans Excel, il lit la valeur brute stockée dans la cellule. Comprendre cette mécanique permet de corriger chaque cas avec la bonne méthode, côté Word ou côté Excel.
Connexion OLE DB ou DDE : le réglage qui change tout en publipostage Word Excel
Par défaut, Word se connecte à Excel via OLE DB. Ce mode de connexion récupère les données brutes des cellules, pas leur format d’affichage. Une date formatée « 15/06/2025 » dans Excel arrive dans Word sous forme de numéro de série (par exemple 45822). Un montant affiché « 1 250,00 € » devient « 1250.0000000000 ».
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L’alternative est la connexion DDE (Dynamic Data Exchange). En mode DDE, Word respecte davantage le format affiché dans Excel, ce qui réduit les besoins de commutateurs de champ dans le document de fusion.
Activer la connexion DDE dans Word
Dans Word, ouvrir les options (Fichier > Options > Avancé). Cocher la case « Confirmer la conversion du format de fichier à l’ouverture ». Lors de la sélection du fichier Excel comme source de données, Word propose alors plusieurs modes de connexion. Choisir « MS Excel Worksheets via DDE ».
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Cette méthode présente un inconvénient : la boîte de confirmation apparaît à chaque ouverture du document. Pour un publipostage ponctuel, c’est acceptable. Pour un modèle réutilisé chaque semaine, les commutateurs de format dans les champs de fusion restent plus fiables.
Commutateurs de format date dans un champ de fusion Word
Quand la connexion OLE DB est active (cas le plus fréquent), Word reçoit la date brute. Le commutateur \@ permet de forcer un format d’affichage directement dans le code du champ de fusion.
Modifier le code de champ avec Alt+F9
Appuyer sur Alt+F9 dans Word bascule l’affichage entre le résultat du champ et son code. Un champ de date ressemble alors à ceci :
{ MERGEFIELD Date_de_naissance }
Pour obtenir un format français jour/mois/année, remplacer par :
{ MERGEFIELD Date_de_naissance \@ "dd/MM/yyyy" }
Les apostrophes utilisées dans certains guides sont celles de la touche 4 du clavier (accent grave), pas les guillemets droits. Appuyer de nouveau sur Alt+F9 pour revenir à l’affichage normal.
Principaux codes de format date
ddaffiche le jour sur deux chiffres,dsur un seul (sans zéro initial).MMaffiche le mois en chiffres,MMMMen toutes lettres.yyyyaffiche l’année sur quatre chiffres.yysur deux.- Un format complet comme
\@ "d MMMM yyyy"donne « 5 juin 2025 ». Le mois en toutes lettres dépend de la langue du champ dans Word.
Commutateur numérique pour les montants dans un publipostage Excel
Le même principe s’applique aux nombres. Le commutateur \# contrôle l’affichage des valeurs numériques dans un champ de fusion. Sans lui, un montant arrive avec toutes ses décimales et sans séparateur de milliers.
Pour afficher un montant avec deux décimales, un séparateur de milliers et le symbole euro :
{ MERGEFIELD Montant_HT \# "# ##0,00 €" }
Le symbole # représente un chiffre optionnel, 0 un chiffre obligatoire. L’espace entre les # crée le séparateur de milliers. La virgule sépare les décimales.
Un montant mal formaté dans une facture ou une relance détruit la crédibilité du courrier. Tester systématiquement le résultat sur un aperçu avant de lancer la fusion complète.
Préparer les données dans Excel avant la fusion : fonction TEXTE et colonnes dédiées
Plutôt que de corriger chaque champ dans Word, une approche complémentaire consiste à formater les données directement dans Excel. La fonction TEXTE() convertit une valeur en chaîne de caractères avec le format souhaité.
Pour une date : =TEXTE(A2;"jj/mm/aaaa"). Pour un montant : =TEXTE(B2;"# ##0,00 €"). La colonne résultante contient du texte pur, que Word affiche tel quel sans interprétation.
Colonnes sensibles : codes postaux et identifiants
Les codes postaux commençant par zéro (01, 02, 03…) perdent ce zéro si la colonne est au format numérique. Même problème pour les numéros de client ou les références commençant par des zéros.
- Formater la colonne en « Texte » dans Excel avant de saisir les données. Si les données existent déjà, ajouter une colonne avec
=TEXTE(C2;"00000")pour forcer cinq chiffres. - Créer des colonnes dédiées au publipostage plutôt que de modifier les colonnes sources. Cela préserve les données brutes pour d’autres usages (calculs, tableaux croisés).
- Nommer ces colonnes de façon explicite (« Date_naissance_txt », « Montant_txt ») pour les retrouver facilement dans l’assistant de fusion Word.
Accents et majuscules dans les champs de fusion Word
Les accents sur les majuscules (É, È, À, Ç) posent un problème différent. Il ne s’agit pas d’un défaut de connexion entre Word et Excel, mais d’un problème de saisie dans le fichier source.
Si le fichier Excel contient « DUPONT » au lieu de « DUPONT » (pas de différence ici, car le nom n’a pas d’accent), le publipostage affichera exactement ce qui est stocké. En revanche, un nom comme « ÉLODIE » saisi « ELODIE » dans Excel arrivera sans accent dans Word.
Corriger côté Excel
Excel ne dispose pas de fonction native qui ajoute les accents manquants. La correction passe par la saisie. Sous Windows, les raccourcis clavier permettent de taper les majuscules accentuées : la touche Verr. Maj. suivie de la lettre accentuée (é donne É sur un clavier français). Le commutateur \* Upper dans Word convertit en majuscules mais ne crée pas d’accents absents de la source.
Pour les données existantes, un rechercher-remplacer ciblé dans Excel (remplacer « ELEVE » par « ÉLÈVE », par exemple) reste la méthode la plus directe. Aucun commutateur Word ne compense une donnée source incomplète.
Le publipostage Word Excel fonctionne de façon prévisible à condition de traiter le problème à la source : connexion DDE pour les cas simples, commutateurs \@ et \# pour un contrôle précis des dates et montants, colonnes TEXTE() dans Excel pour verrouiller le format. Les accents, eux, relèvent de la qualité des données saisies, pas de la fusion elle-même.
